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División Administrativa

En ésta división, definimos nuestro nicho de mercado en el análisis y optimización de sistemas administrativos que apoyen en forma clara y contundente, el incremento de productividad en las operaciones de nuestros clientes, esto es, que tengan impacto claramente  medible en los resultados cuantitativos y cualitativos de la empresa; tanto en la gestión interna como en aquellos aspectos donde la empresa interactúa con el exterior, tales como: proveedores, clientes, autoridades, etc.

A la fecha hemos realizado trabajos de diversos alcances en compañías con diversos grados de madurez organizacional, entendiendo esto, como desarrollar la capacidad de materializar los planes de la empresa dentro del entorno externo e interno, sentimos que este tipo de trabajos son las que nos pueden  permitir asegurar la continuidad y seguimiento de las soluciones que hayamos planteado en el diagnóstico, básicamente orientándonos a implementar los sistemas administrativos que aseguren que los problemas que hayan existido no se repitan y queden plenamente resueltos.


Los horizontes del proyecto en particular, pueden ser de muy corto plazo (tareas muy específicas) o actividades que maduren en el largo plazo (planes globales), nosotros preferimos lograr un acuerdo con nuestros clientes que nos permita mantener un constante contacto con la empresa, ya que sentimos que de esta manera podemos asegurar los resultados positivos del proyecto y realmente participar en la generación de los cambios requeridos y apoyar en la implementación de los mismos. 


En forma general, la mecánica operativa de esta división es la siguiente:
 
1.- Diagnóstico de Áreas de Oportunidad en el sistema administrativo de la Empresa, las actividades más relevantes, para llevar a cabo por nuestra parte, son:
  • Comprensión de la Misión del negocio.
  • Análisis de las Expectativas de los accionistas, de la administración y de los trabajadores.
  • Conocimiento del Rol de los accionistas, del consejo de administración y de la dirección.
  • Revisión de estructuras organizacionales y funciones.
  • Análisis de capacidades de la organización, tanto humana como fabril.
  • Evaluación de la Calidad y Disponibilidad de la Información financiera oportuna y confiable para toma  de decisiones.
  • Conocimiento de los Sistemas Computarizados y/o Manuales que soportan la operación.
  • Evaluación de Control Interno.

2.- Propuesta de Plan de Actividades que permita asegurar la resolución de los problemas detectados en la fase de Diagnóstico, comprometer a las áreas de la organización que participaran en las actividades del plan y el control del avance en la consecución de las metas.
 
El alcance de este plan varía en función de las necesidades propias de la empresa y de la profundidad de los aspectos a resolver.  Los puntos típicos que comprenden el plan son:
  • Definición de las metas y objetivos de la organización para determinar todas las acciones necesarias para el logro de dichas metas.
  • Elaboración de Proyecciones Financieras en diferentes entornos, buscando con esto aterrizar en uno de esos múltiples ejemplos la directriz a seguir por la empresa, tratando de reflejar en esta decisión todas las consideraciones de índole estratégica y económica.
  • Elaboración de Presupuestos para expresar el impacto económico de todas las actividades cualitativas y cuantitativas necesarias para alcanzar las metas económicas de la organización y a su vez ser el parámetro contra el cual se medirán los resultados de la empresa, que serán fruto del replanteamiento que diseñamos a raíz del Diagnóstico anteriormente mencionado.
  • Evaluación de los Sistemas Computarizados y/o Manuales para verificar si estos son los adecuados para soportar el cambio estructural de la empresa. Y en su caso, rediseñar e implantar los sistemas óptimos.
Análisis de las funciones y puestos de la organización buscando optimizar los flujos de información y la rapidez de respuesta a las necesidades cotidianas de la operación y a la planeación a mediano plazo.
Análisis de la Estructura Financiera; particularmente orientada al flujo de efectivo para determinar las capacidades reales de cambio de la empresa, en este punto también se analizan estrategias para lograr la reducción del costo financiero de la empresa y/o la reestructuración en tasas y/o plazos de sus pasivos, buscando fundamentalmente, lograr un flujo de efectivo que apoye el fortalecimiento de la estructura financiera de la empresa. Apoyándose para esto en la División  Financiera. 
Especificar los niveles de gasto y costo bajo los cuales se debe de manejar la organización y con los cuales se debe de comprometer.
 

3.- Seguimiento del Plan y sus Resultados.
  • Elaboración de Reportes mensuales al Consejo de Administración, donde se plasmen los avances logrados y se cuantifiquen los beneficios tangibles obtenidos.
  • Convocar a una Junta Mensual de Revisión de Resultados con las personas clave para evaluar los mismos y hacer los ajustes operativos o estratégicos necesarios, particularmente la estrecha vigilancia para mantenerse dentro de los parámetros de costo y gastos acordados.
  • Retroalimentar al resto de la organización, de los resultados  logrados y las decisiones tomadas por el Consejo.

En forma normal, el Diagnóstico nos toma aproximadamente 8 días; la elaboración del plan básico, a partir del cual se negociará con los involucrados y se determinará el plan definitivo nos toma 5 días, el seguimiento será de aproximadamente 5 días al mes, mientras se mantenga el proyecto en marcha.

Cabe la posibilidad de que en el caso particular de una empresa, ésta sólo requiera de algunas actividades específicas, podrían ser algunas de las anteriormente mencionadas ó aspectos muy específicos de su operación que requiriesen un apoyo particular, en este caso, se cotizará de acuerdo al tiempo por invertir de nuestra parte que a su vez estará en función a la complejidad y al alcance de la tarea.